title

Toastmasters: Một Sinh Hoạt Thật Bổ Ích Cho Mọi Người

Trong cộng đồng người Việt chúng ta ít có người biết đến Toastmasters, một Public Speaking Training Program (Chương trình dạy cách nói chuyện trước công chúng) không tốn kém nhiều cho thành viên, nhưng nó đem lại rất nhiều ích lợi cho mọi lứa tuổi.

Cách đây nhiều năm, tôi nhận được một bản tin gởi đến tận nhà từ tổ chức Toastmasters. Tôi nghĩ đây là một chương trình dạy cho chúng ta cách “nâng ly chúc mừng” trong các buổi tiệc, vì có chữ “Toast” trong đó!

Tôi bỏ nó qua một bên và không chịu tìm hiểu thêm. Thế rồi vài năm sau, khi một người bạn trong sở thành lập một club mới, mời tôi đến xem một buổi họp được tổ chức ngay tại cơ sở  làm việc của mình  đúng vào giờ ăn trưa. Hôm đó tôi đến tham dự và thấy thích quá  liền làm đơn xin gia nhập ngay.

Sinh hoạt nầy là gì? Nó bắt đầu từ đâu và hoạt động ra sao hiện nay? Tôi xin được dài dòng giới thiệu cho quý vị như sau.

Toastmasters International là một tổ chức không vụ lợi có tầm vóc quốc tế chủ trương giúp mọi người có cơ hội học hỏi trên phương diện “ăn nói” nơi công cộng và dạy cho mỗi người có khả năng “lãnh đạo”.

Hiện nay tổ chức nầy có trụ sở trung ương tại thành phố Rancho Margarita, California., có trên 313,000 hội viên của trên 14, 650 clubs, bao gồm 126 quốc gia trên toàn thế giới.

Toastmasters do ai thành lập và từ khi nào?

Toastmasters được chính thức thành lập vào  tháng 10, năm 1924, bởi Dr. Ralph C. Smedley, tại trụ sở của YMCA (Young Men’s Christian Association) thuộc thành phố Santa Ana, CA. Cho đến hôm nay toà nhà nầy vẫn còn tồn tại, tuy YMCA không còn hoạt động ở đó nữa. Địa điểm nầy nằm tại góc đường Broadway và Civic Center, đối diện với Toà Án Cũ (the Old Court House). Tiến sĩ Ralph C. Smedley sinh ra ở làng Waverly, một thị trấn nhỏ cách 20 dặm về hướng Tây Nam của thành phố Springfield, thuộc tiểu bang Illinois. Thuở ban đầu ông có ý định thành lập một cái club nhỏ để giúp các ông và các cậu thanh niên lúc đó có cơ hội phát triển cách ăn nói bằng cách cho mỗi hội viên lên phát biểu mỗi lần họp, sau đó có người lên “phê bình và cho ý kiến xây dựng” để cho lần sau ăn nói hay hơn. Và cứ như vậy mà thay phiên nhau, để mọi người cùng có cơ hội học hỏi. Ý tưởng nầy ông vẫn theo đuổi sau khi di chuyển chỗ ở, cho đến khi dừng chân tại Santa Ana, như đã nói ở trên và khai sinh ra tổ chức Toastmasters.

Sau ngày thành lập, tổ chức càng ngày càng lớn mạnh, nhất là thời kỳ sau Đệ Nhị Thế Chiến. Tổ chức đã huấn luyện về cách “ăn nói và tư cách lãnh đạo” (Communication and Leadership Training) cho nhiều người, nhất là trong các cơ quan giáo huấn phạm nhân, các nhà thương, trường học. Năm 1966, một chương trình dành cho giới trẻ và cho các em học sinh của bậc trung học đệ nhị cấp được thêm vào. Năm 1973 Toastmasters bắt đầu cho phụ nữ tham gia. Việc nầy đã làm Toastmaster phát triển nhiều hơn và thành công hơn.

 

Tại World Headquarters của Toastmasters International

cạnh bàn làm việc lúc xưa  và hình của Dr.  Smedley

 

      Với Giáo Sư Norm Stein - Người phụ trách về 
Distinguished Club Program của “Founder District”

Về cơ cấu tổ chức, Toastmasters đã được chia ra như sau:

• Hội Viên (Member): Hội Viên là thành phần nòng cốt của Toastmasters. Mỗi hội viên đều phải đóng một lệ phí tương đối thấp cứ mỗi 6 tháng, thường là bắt đầu từ April 1 và Oct 1 cho mỗi năm.
• Club hay Hội: Mỗi hội viên là thành phần của một club, có tên riêng tuỳ ý, nhưng mỗi  club có một “club number” nhất định do Toastmasters chỉ định, để tiện cho việc hành chính và kế toán. Phải cần có đủ 20 hội viên lúc ban đầu để thành lập một club mới và đăng bộ với Toastmasters. Mỗi club sẽ bầu ra chủ tịch (President), phó chủ tịch phụ trách “giáo huấn” (VP Education), phó chủ tịch phụ trách hội viên (VP Membership), phó chủ tịch giao tế (VP Public Relations), một thủ quỹ (Treasurer), một thư ký (Secretary) và một  “ủy viên trật tự”, tạm dịch từ chữ Sergeant at Arms! Nhiệm kỳ của các thành viên trong ban lãnh đạo (Executive Committee Officers) nầy là một năm, bắt đầu từ 1 tháng 7 của mỗi năm.
• Area hay Khu Vực: Các club có địa thế gần nhau sẽ họp thành từng area hay khu vực. Thường thì từ 4 đến 6 clubs sẽ góp thành một khu vực, do một Giám Đốc Khu Vực điều khiển (Area Director). Chức vụ nầy thường được bổ nhiệm bởi cấp trên, hay ai đó làm việc có uy tín trong khu vực, tình nguyện ra đảm trách thì sẽ được chấp thuận ngay.
• Division hay Đơn Vị: Nhiều area họp lại sẽ tạo thành một division, xin tạm dịch là “Đơn Vị”.Từ 4 đến 6 khu vực, sẽ tạo thành một division. Đứng đầu là một Division Director, thường là được bầu lên và chăm lo việc giáo huấn và phát triển cho tất cả thành viên qua việc phối hợp với cơ quan Toastmasters trung ương về các chương trình do tổ chức đề ra.
• District hay Quận Hạt: Nhiều division gọp lại sẽ họp thành một district, “quận hạt”. Có những district có 10 divisions hay hơn nữa. Tại vùng Los Angeles và Orange County, vì là gần nơi sinh ra Toastmasters bởi Dr. Ralph C. Smedley, nên district nầy có tên gọi là Founder District, một vinh dự cho các hội viên. Các nơi khác mỗi district đều có mang một con số , như District 6 là vùng Minnesota, Ontario và Canada, District 36 là vùng Washington DC và National Capital, District 80 là tại Singapore v.v Mỗi district bầu ra 3 người có nhiệm vụ quan trọng nhất là District Director, Program Quality Director và Club Growth Director. Ba người nầy sẽ phối hợp với Toastmasters International (TI) để lo mọi thứ cho distirct của mình, từ huấn luyện, ngân sách, thi đua (contests) v.v.
• Region hay Vùng: Sau chót là vùng, bao gồm nhiều district và là “nhóm” lớn nhất trong hệ thống tổ chức của Toastmasters, không kể đến trung ương. Mỗi vùng sẽ cử ra hai người để vào ban lãnh đạo của Board of Toastmasters International.
•  Ban Quản Trị hay Board of Directors: Đây là cơ quan tối cao của Toastmaster International. Các thành viên của Ban Quản Trị nầy được bầu ra với tinh thần tự nguyện. Ban Quản Trị bao gồm một President, President-Elect, First Vice President, Second Vice President, các Directors từ các vùng và một Program Director. Tất cả các nhân vật nầy làm việc chung với nhau để đề ra một chương trình “huấn luyện” cho tổ chức với sự hợp tác chặc chẻ của các nhân viên có thẩm quyền trong hệ thống điều hành từ trên xuống dưới của Toastmasters International.
• Trụ Sở Quốc Tế hay World Headquarters: Tại trụ sở quốc tế có khoảng 140 chuyên viên làm việc, dưới sự điều hành bởi một Tổng Giám Đốc, tức là một Chief Executive Officer. Đây là cơ quan lo công việc hằng ngày của Toastmasters, cung cấp các tài liệu và giúp đở các Hội Viên và Clubs trên mọi phương diện liên quan đến Toastmasters.

 

Với Dr. Siri Payakapan, Director of “Founder District”

Nhân ngày được trao bằng DTM tại Cerritos, CA.

Khi một người đồng ý tham gia Toasmasters, hội viên mới nầy sẽ điền một cái đơn gia nhập, đóng lệ phí và sau đó được tất cả các hội viên trong club đồng ý cho làm hội viên và tuyên thệ trong một buổi họp, thường dưới sự chủ tọa của Club President. Hội viên viên mới sẽ nhận được các tài liệu và hướng dẫn bởi các hội viên đi trước có kinh nghiệm, để trở thành một hội viên tốt. Thế nào là hội viên tốt? Đó là phải đi họp thường xuyên, tham gia các hoạt động của hội và nhất là bắt đầu chuẩn bị cho “bài nói chuyện” đầu tiên của mình  thường được gọi là Ice Breaker Speech! Sau “bài nói chuyện mở màng” là 9 bài khác, mỗi bài có một “chủ đích” riêng. Khi hoàn tất 10 bài nói chuyện, hội viên sẽ nhận được một “Bằng Chứng Nhận” (Certificate) được xem là “Competent Communicator” từ tổ chức Toastmasters International! Và cứ như thế người hội viên sẽ đi theo một “lộ trình” đã vạch sẵn, theo tuần tự và càng ngày càng khó hơn về nội dung cho các bài nói chuyện của mình.

Toastmasters vạch ra hai hướng đi (gọi là track) và đòi hỏi người hội viên phải đi theo đúng tiêu chuẩn để được công nhận về sự trưởng thành của mình trong hoạt động Toastmasters.  Mười “bài nói chuyện” trên là phần khởi đầu của cái gọi là “Communication Track” (xin tạm gọi là Con Đường Giao Tiếp”). Sau đó sẽ có các “manual” hay cẩm nang để hội viên chọn, chuẩn bị cho các bài nói chuyện và các việc làm kế tiếp để hoàn thành “con đường nầy”.

Song song với Communication Track, Toastmasters còn vạch ra một tiêu chuẩn khác gọi là “Leadership Track” (xin tạm gọi là Con Đường Lãnh Đạo). Về hướng nầy người hội viên phải tham gia các hoạt động bên ngoài club của mình và phải đảm nhận các chức vụ như President, VP Education, Area Director, và các hoạt động khác mà Toastmasters muốn người hội viên có cơ hội  học làm lãnh đạo, dù chỉ là một công tác nhỏ, nhưng phải biết làm việc chung với các người khác, phải biết và có óc tổ chức v.v.Dĩ nhiên trong khi làm các việc nầy, những cấp trên luôn luôn giúp đỡ và chỉ dẫn cho bạn để thành công.

Một điểm son của Toastmasters là luôn luôn khuyến khích và nâng đở hội viên trên tinh thần xây dựng và họ cho ý kiến phê bình để bạn ngày một hoàn hảo hơn. Sau mỗi bài nói chuyện của một hội viên, luôn luôn có một người lên đưa ra ưu khuyết điểm (evaluator)  và chỉ cho bạn các điểm cần làm tốt hơn, về nội dung lẫn cách ăn nói, đi đứng, tay chân hành động ra sao v.v.Một điểm tốt của Toastmasters là luôn khuyên dạy chúng ta khi phát biểu hay trình bày một việc gì trước đám đông thì không nên chăm băm nhìn về một chỗ hay một người, một hướng duy nhất trong cử toạ, mà phải nhìn chung quanh mọi người và nhìn thẳng vào mắt họ, gọi là “eye contact”.

Cái lối lịch sự “nhìn vào mắt” nầy chúng ta thấy trong các cuộc phỏng vấn của các chuyên viên truyền thông chuyên nghiệp, khi họ phỏng vấn ai thì họ nhìn vào người đó và lắng nghe câu trả lời, chứ không nhìn đi chỗ khác hay nhìn máy quay phim, nhìn xuống sàn nhà hay tệ hơn nhìn vào câu hỏi kế tiếp của mình mà không để ý đến người đối diện đang trả lời câu hỏi đã đặt ra. Phải tỏ ra mình đang để ý và muốn nghe, muốn biết nội dung của câu trả lời thì điều nầy sẽ làm cho người xem chương trình thấy hay hơn, hấp dẫn hơn.

Dĩ nhiên là lối dùng chữ cho chính xác, rõ ràng và giọng nói khi cao khi thấp , khi nhanh khi chậm, có lúc nên ngừng nghỉ vài giây để người nghe có thì giờ theo kịp chúng ta và “thấm ý”, thì cả là một “nghệ thuật ăn nói” trước quần chúng mà chương trình Toastmasters luôn luôn nhắc nhở chúng ta.

Một điểm hay khác của chương trình nầy là tổ chức các kỳ “thi đua nói chuyện (speech contest) từ cấp thấp nhất là trong hội nhà (club ), ai thắng sẽ đi thi cấp cao hơn là area, rồi đến division, district và sau cùng là quốc tế, tức là International  Speech Contest, được tổ chức thường vào mùa hè, tại nhiều nơi khác nhau trên thế giới.. Mỗi người có một đề tài, một lối trình bày riêng, một nội dung có hàm ý gì đó để cho người nghe khi  ra về còn nhớ đến cái họ muốn nói (the message).

Năm nay cuộc thi sẽ được tổ chức vào cuối tháng 8, tại Vancouver, Canada. Các năm vừa qua, khi các cuộc thi được tổ chức tại Las Vegas, hay Califronia tôi đều có tham dự và rất thích thú nghe các ứng viên tranh tài (contestant), họ đem hết khả năng ăn nói của mình để đoạt được giải nhất, một giải có uy tín về Public Speaking.

 

Một người hoàn tất hết “lộ trình” của cả hai Communication Track và Leadership Track sẽ được Toastmasters International trao cho một “bằng cấp” cao quý nhất gọi là Distinguished Toastmaster, được viết tắt là DTM

Từ khi gia nhập cho đến khi có được DTM, một hội viên cũng phải qua nhiều năm hoạt động trong hội. Có người thực hiện được trong vòng một số năm, có người cả chục năm hay hơn nữa. Tất cả tuỳ theo thời gian giành cho hoạt động nầy, vì đa số cũng phải lo cho việc làm , gia đình và những hoạt động liên quan đến nghề nghiệp, tôn giáo hay cộng đồng v.v. Nhưng  các chương trình của Toastmasters luôn luôn phù hợp theo thời gian và “tâm huyết” bạn có. Cái chính là bạn phải thích thú và “happy” với nó, vì điều nầy sẽ làm cho bạn đi theo “lộ trình” của Toastmasters một cách thành công nhất.

 

Sau cùng có được DTM không phải là cái đích cuối cùng của một Toastmaster. Mà chính là cái ý nguyện luôn muốn học hỏi thêm để  chúng ta càng ngày càng làm “tốt” hơn trong công việc giao tiếp “communicate” với mọi người chung quanh, kể cả người trong gia đình, vợ chồng, con cái, cha mẹ, anh em, bạn bè, đồng nghiệp và cấp trên dưới nơi sở làm, tại các cơ sở tín ngưởng, trong cộng đồng, ngoài xã hội v.v.

Chính vì vậy mà có rất nhiều người đã tham gia nhiều Toastmaster Club khác nhau, để không ngừng học hỏi và tiến bộ hơn và họ đã trải qua nhiều lần được trao cho DTM!

Nếu quý vị muốn tìm hiểu thêm chi tiết, xin vào trang nhà:

https://www.toastmasters.org/

Vincent Võ Văn Thiệu, DTM

Tools-2-Lead Club

Club # 921159, Santa Ana, CA.